Grundsätzlich müssen Sie nach Ablauf eines jeden Kalendervierteljahres eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Beträgt die Vorjahressteuer mehr als 7.500 Euro, müssen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung nach jedem Kalendermonat abgeben. Beträgt die Vorjahressteuer nicht mehr als 1000 Euro, kann Sie das Finanzamt von der Abgabe von Voranmeldungen befreien.

Nehmen Sie Ihre berufliche oder gewerbliche Tätigkeit neu auf, so sind Sie verpflichtet in diesem und dem folgenden Kalenderjahr die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abzugeben.

Ab 01.01.2021 gilt abweichend hiervon für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 Folgendes: Nehmen Sie Ihre berufliche oder gewerbliche Tätigkeit neu auf, so richtet sich Ihr Voranmeldungszeitraum nach der voraussichtlichen Steuer des laufenden Kalenderjahres. Beträgt die Steuer, d.h. die Umsatzsteuerzahllast, voraussichtlich mehr als 7.500 Euro, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum. Beträgt sie voraussichtlich nicht mehr als 7.500 Euro, ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich abzugeben. Ergibt sich für das laufende Kalenderjahr voraussichtlich ein Überschuss von mehr als 7.500 Euro, kann an Stelle des Kalendervierteljahres der Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum gewählt werden.

Die Verpflichtung zur Abgabe von Voranmeldungen gilt dann nicht, wenn Sie nur umsatzsteuerfreie Umsätze ausführen, bei denen kein Vorsteuerabzug möglich ist, bzw. wenn Sie die Kleinunternehmerregelung oder die Sonderregelung für pauschalierende Land- und Forstwirte in Anspruch nehmen.

Die Voranmeldungen müssen spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (Monat, Vierteljahr) beim Finanzamt eingehen; gleichzeitig ist die errechnete Steuer an die Finanzkasse abzuführen.
Bei verspäteter Abgabe kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Beachten Sie bitte auch, dass wenn die Steuer nicht zum Fälligkeitstag entrichtet wird, Säumniszuschläge entstehen. Auf Grund einer Gesetzesänderung gilt die Zahlung bei Hingabe oder Übersendung eines Schecks erst am dritten Tag nach dem Eingang als entrichtet.

Ergibt sich im Vorjahr ein Überschuss bei der Umsatzsteuer zu Ihren Gunsten von mehr als 7.500 Euro, haben Sie ein Wahlrecht. Anstelle des Kalendervierteljahres können Sie den Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum wählen. An diese Entscheidung sind Sie dann das ganze Kalenderjahr gebunden. Die erste monatliche Voranmeldung muss bis 10.02. abgegeben werden.

Grundsätzlich ja! Nach § 18 Abs. 1 bzw. Abs. 3 UStG sind Unternehmer verpflichtet, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung ausschließlich auf elektronischem Weg über das Internet an das Finanzamt zu senden.

Die Funktion der korrekten elektronischen Datenübermittlung ist in vielen gängigen Steuersoftware-Programmen integriert.

Daneben stellt die Steuerverwaltung mit dem Online-Portal Mein ELSTER und dem Steuererklärungsprogramm ElsterFormular zwei kostenlose Alternativen für die elektronische Übermittlung zur Verfügung. Mehr dazu unter www.elster.de.

Bitte beachten Sie auch, dass die elektronische Übermittlung zwingend authentifiziert erfolgen muss. Das dafür benötigte elektronische Zertifikat erhalten Sie in Mein ELSTER.

Das zuständige Finanzamt kann zur Vermeidung von unbilligen Härten auf Antrag zulassen, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldungen bzw. die Umsatzsteuer-Jahreserklärung in herkömmlicher Form abgegeben werden. Anträge sind schriftlich und ausreichend begründet zu stellen.

Das Finanzamt kann auf Antrag die Frist für die Abgabe der Voranmeldungen und für die Entrichtung der Vorauszahlungen um einen Monat verlängern (so genannte Dauerfristverlängerung). Soweit Sie zur Abgabe monatlicher Voranmeldungen verpflichtet sind, haben Sie eine Sondervorauszahlung zu leisten.

Die elektronische Übermittlung des Antrags auf Dauerfristverlängerung muss zwingend authentifiziert erfolgen. Das dafür benötigte elektronische Zertifikat erhalten Sie in Mein ELSTER.

Als Unternehmer müssen Sie nach Ablauf eines jeden Kalenderjahres eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben. Sie haben dabei in der Regel Zeit bis zum 31. Juli des folgenden Jahres (abweichende Abgabefristen für die Jahre 2020 bis 2025 siehe „Termine und Fristen“).

Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung muss dem Finanzamt in elektronischer Form übermittelt werden.

Ebenso wie bei den Umsatzsteuer-Voranmeldungen kann zur Vermeidung von unbilligen Härten auf Antrag zugelassen werden, dass die Jahreserklärung weiter in schriftlicher Form abgegeben wird.

Ein Unternehmer braucht keine Umsatzsteuer zahlen, wenn sein Gesamtumsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro (bis einschließlich 2019 ein Vorjahresumsatz von 17.500 Euro) nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird (§ 19 UStG). Als „Gesamtumsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer“ sind die vereinnahmten Bruttobeträge anzusehen. Der voraussichtliche Umsatz ist dabei auf einen Jahresumsatz umzurechnen.

Nimmt der Unternehmer seine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit im Laufe eines Kalenderjahres allerdings neu auf, dann kommt es darauf an, dass er nach den Verhältnissen des laufenden Kalenderjahres voraussichtlich die Grenze von 22.000 Euro (bis einschließlich 2019 17.500 Euro) nicht überschreitet.

Als Kleinunternehmer

• können Sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen und
• dürfen Sie weder Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis noch mit einem Hinweis auf im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer ausstellen.

Sie können auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung durch Erklärung gegenüber dem Finanzamt verzichten, Sie optieren in einem solchen Fall zur Regelbesteuerung. Dies kann von Vorteil sein, wenn Vorsteuerüberschüsse zu erwarten sind, wie dies insbesondere bei Unternehmensneugründungen regelmäßig der Fall ist.

An die Option zur Regelbesteuerung sind Sie fünf Jahre gebunden.

Nach den allgemeinen Regelungen des Umsatzsteuergesetzes gibt es zwei Steuersätze: Der allgemeine Steuersatz, dem die meisten Umsätze unterliegen, beträgt seit dem 1.1.2007 19 Prozent, der ermäßigte Steuersatz ist 7 Prozent.

Der ermäßigte Steuersatz gilt insbesondere für die Lieferung, die Einfuhr und den innergemeinschaftlichen Erwerb von fast allen Lebensmitteln (ausgenommen sind Getränke und Gaststättenumsätze) sowie unter anderem für die Umsätze von Büchern, Zeitungen, für den öffentlichen Personennahverkehr und Filmvorführungen.

Sonderregelungen können für land- und forstwirtschaftliche Betriebe gelten.

Eine Reihe von Umsätzen sind von der Umsatzsteuer befreit, z.B.

• Ausfuhrlieferungen in Länder außerhalb der EU und innergemeinschaftliche Lieferungen in andere Mitgliedstaaten der EU unter bestimmten Voraussetzungen.

Bei diesen Steuerbefreiungen bleibt der Vorsteuerabzug erhalten.

Die Ausführung der nachfolgenden, beispielhaft aufgezählten steuerfreien Umsätze führt dagegen zum Ausschluss vom Vorsteuerabzug:

• Umsätze aus der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt oder Heilpraktiker;
• Umsätze aus der Tätigkeit als Bausparkassenvertreter, Versicherungsvertreter, Versicherungsmakler;
• Umsätze aus der Veräußerung sowie der Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (zum Teil kann aber zur Umsatzsteuer optiert werden).

Eine Umsatzsteuervoranmeldung steht einer Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung gleich. Führt die Steueranmeldung zu einer Erstattung, gilt dies jedoch erst, wenn das Finanzamt zustimmt.

Die Zustimmung zu Umsatzsteuer-Voranmeldungen kann erst erteilt werden, wenn die angemeldeten Beträge durch das Finanzamt überprüft worden sind. Der Umfang der Überprüfung steht im pflichtgemäßen Ermessen des Finanzamts.

Sie können diese notwendige Prüfung erheblich beschleunigen und kommen damit früher in den Genuss der Erstattung, wenn Sie der Voranmeldung Erläuterungen beifügen, aus welchen Gründen sich die Umsatzsteuererstattung ergibt.

Ergibt sich die Erstattung auf Grund hoher Vorsteuerbeträge (z. B. bei Neuanschaffung von Wirtschaftsgütern) ist es sinnvoll, die betreffenden Rechnungen (u. U. auch Fotokopien) der Voranmeldung beizufügen.

Für im Ausland ansässige Unternehmer, die im Inland steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen erbringen, schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Voraussetzung für den Übergang der Steuerschuld auf den Auftraggeber ist jedoch, dass es sich bei diesem um einen Unternehmer oder eine juristische Person handelt.

Ist es für den Leistungsempfänger nach den Umständen des Einzelfalls ungewiss, ob der leistende Unternehmer gegebenenfalls auch im Inland ansässig ist, schuldet er die Steuer nur dann nicht, wenn ihm der leistende Unternehmer durch eine Bescheinigung des für die Besteuerung seiner Umsätze im Inland zuständigen Finanzamts nachweist, dass er kein im Ausland ansässiger Unternehmer im Sinne des § 13b Abs. 7 UStG ist.

Die Bescheinigung hat der ausländische Unternehmer bei dem für ihn zuständigen Finanzamt formlos zu beantragen. Erforderlichenfalls hat er hierbei in geeigneter Weise darzulegen, dass er im Inland ansässig ist.

Vordruckmuster: USt 1 TS - Bescheinigung über die Ansässigkeit im Inland

Die Schaffung des Europäischen Binnenmarktes ab 1993 macht es notwendig, dass trotz des Wegfalls der Einfuhrumsatzbesteuerung zwischen den Mitgliedstaaten die zutreffende umsatzsteuerrechtliche Behandlung von grenzüberschreitenden Leistungen im Binnenmarkt sichergestellt ist. Unternehmer, die am innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr teilnehmen, erhalten deshalb für umsatzsteuerliche Zwecke neben ihrer - vom zuständigen Finanzamt erteilten - Steuernummer eine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Antragsberechtigt ist jeder Unternehmer. Zudem können auch juristischen Personen, die nicht Unternehmer sind oder die Gegenstände nicht für ihr Unternehmen erwerben, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten, wenn sie diese für innergemeinschaftliche Erwerbe benötigen.

1. Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)

   Für den schriftlichen Antrag ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Es sind Name und Anschrift des Antragstellers sowie Finanzamt und Steuernummer, unter der er umsatzsteuerlich geführt wird, anzugeben. Der Antrag ist an das Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis (Telefax: 0228 / 406-3801), zu richten.

   Der Antrag auf Erteilung einer USt-IdNr. kann auch direkt online gestellt werden (www.bzst.de). Hierbei wird ein entsprechendes Internet-Formular zur Verfügung gestellt, über das eine vollautomatisierte Beantragung möglich ist. Dazu müssen Sie – abhängig von der Rechtsform des Unternehmens - unterschiedliche Identifikationsmerkmale in das Formular eingeben. Diese werden nach der Übermittlung sofort mit dem vorliegenden Datenbestand des BZSt verglichen und auf Übereinstimmung geprüft. Im Ergebnis erhält der berechtigte Antragsteller unmittelbar und ohne Medienbruch einen entsprechenden Online-Bescheid hinsichtlich der automatisierten Bearbeitung. Die Bekanntgabe einer neu zugeteilten oder der bereits bestehenden, gültigen USt-IdNr. erfolgt jedoch ausschließlich auf dem Postweg an die Anschrift des betroffenen Unternehmers, die dem BZSt zur Verfügung steht. Dadurch soll vermieden werden, dass einem nicht berechtigten Antragsteller die USt-IdNr. unmittelbar bekannt gegeben wird.

2. Antrag beim zuständigen Finanzamt

   Wenn Sie bisher umsatzsteuerlich nicht geführt werden, müssen Sie sich zunächst an Ihr zuständiges Finanzamt wenden (formlos oder im Fall der Neugründung über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung). Nach der umsatzsteuerlichen Erfassung übermittelt Ihr Finanzamt die Daten an das BZSt. Ein gesonderter Antrag beim BZSt ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Falls sich der private Käufer (als solcher gilt auch ein Unternehmer, der das Fahrzeug für seinen nichtunternehmerischen Bereich erwirbt) für den Erwerb eines neuen Autos in einem anderen EU-Land entschieden hat, ergeben sich steuerliche Pflichten, die er nach dem Kauf zu erfüllen hat.

Innergemeinschaftlicher Erwerb

Hinsichtlich des Kaufs liegt ein so genannter "innergemeinschaftlicher Erwerb eines neuen Fahrzeugs" vor, weil das neue Fahrzeug bei der entgeltlichen Lieferung an den Käufer aus einem anderen EU-Mitgliedstaat in das Inland gelangt ist. Hierbei kommt es nicht darauf an, wie das Fahrzeug in die Bundesrepublik Deutschland gelangt, z. B. ob der Verkäufer es liefert oder der Käufer es abholt. Es muss sich auch nicht um ein Fabrikat des Verkaufslands handeln. Der Erwerbsbesteuerung im Inland unterliegen also auch im Inland hergestellte (deutsche) Fahrzeuge oder Fabrikate aus Nicht-EU-Staaten.

Betroffener Personenkreis

Der innergemeinschaftliche Erwerb eines neuen Fahrzeugs unterliegt in der Bundesrepublik Deutschland - wie in den anderen EU-Mitgliedstaaten – ausnahmslos der Umsatzsteuer.

Von der Verpflichtung, diesen Erwerb zu versteuern, ist jeder Käufer betroffen, also auch eine Person, die bisher umsatzsteuerlich noch nicht mit dem Finanzamt in Berührung gekommen ist.

Neue Fahrzeuge

"Neu" im Sinne des Fahrzeugeinzelbesteuerungsverfahrens ist ein Auto, das im Zeitpunkt des Erwerbs nicht mehr als 6.000 Kilometer zurückgelegt hat oder dessen Inbetriebnahme zu diesem Zeitpunkt nicht mehr als sechs Monate zurückliegt.

Bemessungsgrundlage und Steuersatz

Die Höhe der Steuer wird nach dem Entgelt bemessen. Dies ist grundsätzlich der vom Verkäufer in Rechnung gestellte Betrag. Zum Entgelt gehören auch Nebenkosten (z. B. Beförderungskosten, Sonderausstattung etc.), die der Verkäufer oder ein Dritter berechnet hat. Soweit ein Verkaufsland die Euro-Währung noch nicht eingeführt hat, ist der Verkaufspreis nach dem Tageskurs umzurechnen, der durch Bankmitteilung oder Kurszettel nachzuweisen ist. Für den innergemeinschaftlichen Erwerb neuer Fahrzeuge gilt der allgemeine Steuersatz von derzeit 19 %.

Zuständiges Finanzamt

Zuständig für die Besteuerung ist das Finanzamt, das auch für die Durchführung der Einkommensteuerveranlagung zuständig ist, also i.d.R. das Wohnsitzfinanzamt.

Besteuerungsverfahren

Für jedes erworbene neue Fahrzeug aus einem anderen EU-Mitgliedstaat ist eine Umsatzsteuererklärung für die Fahrzeugeinzelbesteuerung auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck (USt 1 B) abzugeben.

Vordrucke sind beim zuständigen Finanzamt erhältlich oder können in unserer Rubrik Formulare heruntergeladen werden.

Der Käufer hat die Steuer selbst zu berechnen und die Steuererklärung eigenhändig zu unterschreiben. Die vom Verkäufer ausgestellte Rechnung ist beizufügen.

Die Umsatzsteuererklärung ist für jeden innergemeinschaftlichen Erwerb bis zum 10. Tag nach dem Tag des Erwerbs beim zuständigen Finanzamt einzureichen. Innerhalb der gleichen Frist ist die Zahlung zu leisten.

Die Abgabe der Erklärung kann mit Zwangsmitteln, z. B. Zwangsgeld, durchgesetzt werden. Ferner kann das Finanzamt bei verspäteter Abgabe oder bei Nichtabgabe der Erklärung einen Verspätungszuschlag festsetzen.

Ein schuldhaftes Verhalten des Käufers kann in diesem Zusammenhang als Steuerhinterziehung bestraft oder als leichtfertige Steuerverkürzung mit Geldbuße geahndet werden.

Zur Sicherung der Besteuerung sind die für die Zulassung oder die Registrierung von Fahrzeugen zuständigen Behörden verpflichtet, die für die Fahrzeugeinzelbesteuerung zuständigen Finanzämter über die erstmalige Ausgabe von Fahrzeugbriefen oder die erstmalige Zuteilung eines amtlichen Kennzeichens bei zulassungsfreien Fahrzeugen zu unterrichten.

Insofern hat der Antragsteller dort die folgenden Angaben zu machen:

• Name und Anschrift des Antragstellers und Angabe des für ihn zuständigen Finanzamts,
• Name und Anschrift des Lieferers,
• Tag der Lieferung,
• Tag der ersten Inbetriebnahme,
• Kilometerstand am Tag der Lieferung,
• die Fahrzeugart, den Fahrzeughersteller, den Fahrzeugtyp und die Fahrzeug-Identifizierungsnummer.

Ist die Steuer für den innergemeinschaftlichen Erwerb nicht entrichtet worden, kann das Finanzamt beantragen, dass die Zulassungsbehörde den Fahrzeugschein oder bei zulassungsfreien Fahrzeugen den Nachweis über die Zuteilung des amtlichen Kennzeichens einzieht und das amtliche Kennzeichen entstempelt.

Diese Frage stellt sich sowohl dem Unternehmer, der seinen Kunden die von ihm erbrachten Lieferungen oder sonstigen Leistungen berechnet, als auch dem, der von anderen Unternehmern solche Leistungen für unternehmerische Zwecke empfangen hat und hierüber eine Rechnung erhält.

Zur Sicherung der Neutralität der Umsatzsteuer im Leistungsverkehr zwischen Unternehmern (einer abziehbaren Vorsteuer muss grundsätzlich eine angemeldete Umsatzsteuer gegenüberstehen!) und zur Vermeidung von Missbräuchen müssen Rechnungen die folgenden Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts in den Fällen des § 14 Abs. 5 S. 1 UStG, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 UStG) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 S. 5 UStG (Rechnung über eine umsatzsteuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück) einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflichten des Leistungsempfängers.
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Abs. 2 Satz 2 die Angabe Gutschrift.

In einer Rechnung über Lieferungen oder sonstige Leistungen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen (7 oder 19 %), sind die (Netto-)Entgelte und die Steuerbeträge nach Steuersätzen zu trennen. Wird hierbei der Steuerbetrag durch Maschinen automatisch ermittelt und durch diese in der Rechnung angegeben, so ist der Ausweis des Steuerbetrags in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung jeweils der Steuersatz angegeben wird.

In der Rechnung muss auf bestimmte Sondertatbestände durch spezielle Formulierungen (§ 14a Abs. 5 und Abs. 6 UStG) hingewiesen werden:

• "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers", wenn ein Fall des § 13b Abs. 2 UStG vorliegt.
• "Sonderregelung für Reisebüros", wenn ein Fall des § 25 UStG vorliegt.
• "Gebrauchtgegenstände/ Sonderregelung", wenn ein Fall des § 25a UStG vorliegt.
• "Kunstgegenstände/ Sonderregelung", wenn ein Fall des § 25a UStG vorliegt.
• "Sammlungsstücke und Antiquitäten/ Sonderregelung", wenn ein Fall des § 25a UStG vorliegt.

Die oben genannten strengen (Mindest-)Inhalte einer Rechnung sind bei Rechnungen über Kleinbeträge, d. h. deren Gesamtbetrag (Bruttopreis!) 250 Euro nicht übersteigt, abgemildert.

Solche Rechnungen genügen für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers, wenn sie mindestens folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf , dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Der Rechnungsempfänger bzw. der durch die Rechnung Belastete darf für den Vorsteuerabzug den Steuerbetrag auf der Grundlage des angegebenen Steuersatzes herausrechnen. Die Angabe des Steuersatzes steht mithin dem Ausweis eines Steuerbetrages gleich.

Es muss ein konkreter Steuersatz angegeben werden. Die Nennung lediglich eines Prozentsatzes reicht nicht aus, vielmehr ist der Zusatz "Umsatzsteuer", "USt", "Mehrwertsteuer" oder "MWSt" erforderlich, z. B. "inkl. 19 % USt" oder "Im Preis sind 19 % Umsatzsteuer enthalten".

Die Angabe "Gesetzliche USt enthalten" reicht nicht aus, da kein konkreter Steuersatz genannt ist!

Erbringt ein Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person, so besteht nach § 14 Abs. 2 Nr. 1 und Nr. 2 S. 2 UStG die Verpflichtung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Eine Ausnahme besteht allerdings, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist. In einem solchen Fall besteht grundsätzlich keine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung.

Führt ein im Inland ansässiger Unternehmer einen Umsatz in einem anderen Mitgliedstaat der EU aus und wird die Steuer von dem Leistungsempfänger in dem anderen Mitgliedsstaat geschuldet, so ist der Unternehmer nunmehr zur Ausstellung einer Rechnung mit der Angabe "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" verpflichtet (§ 14a Abs. 1 UStG). Diese Regelung gilt nicht, soweit es sich um eine Gutschrift gemäß § 14 Absatz 2 Satz 2 UStG handelt.

Führt ein Unternehmer eine sonstige Leistung im Sinne des § 3a Absatz 2 UStG aus, die in einem anderen Mitgliedstaat steuerbar ist, ist er verpflichtet bis spätestens zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Leistung ausgeführt worden ist, eine Rechnung auszustellen. Diese Rechnung muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers und die des Leistungsempfängers sowie den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten (§ 14a Abs. 1 UStG).

Für innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG) muss bis zum 15. Tag des Monats der auf den Monat der Leistungserbringung folgt, eine Rechnung erstellt werden (§ 14 a Abs. 3 UStG).

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung gilt auch gegenüber Privatpersonen, wenn ein Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt. Nach § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG ist der Unternehmer in diesem Fall zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet.

Führt der Unternehmer eine solche Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, hat er nach § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 9 UStG den Leistungsempfänger auf seine Aufbewahrungspflicht der Rechnung, eines Zahlungsbelegs oder einer anderen beweiskräftigen Unterlage hinzuweisen.

Der private Leistungsempfänger muss die Rechnung oder vergleichbare Unterlagen mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 14 b Abs. 1 S. 5 UStG). Die Aufbewahrungsfrist für Unternehmer beträgt 10 Jahre (§ 14 b Abs. 1 S. 4 Nr. 3 UStG).

Inländische Vorschriften zur Rechnungserstellung müssen vom ausländischen Unternehmer unter bestimmten Voraussetzungen nicht beachtet werden. Ganz entscheidend ist, dass der inländische Kunde die Umsatzsteuer für die vom ausländischen Unternehmer erbrachte Leistung im Inland nach § 13b UStG schuldet.
Ganz konkret darf ein Unternehmer abweichend von § 14 Abs. 1 bis 6 UStG für die Rechnungserteilung die Vorschriften des Mitgliedstaates, in dem der Unternehmer seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, von der aus der Umsatz ausgeführt wird, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat, anwenden.

Von der Regelung sind lediglich Gutschriften (§ 14 Abs. 2 S. 2 UStG) ausgenommen.