Die Steuernummer ist ein Aktenzeichen, das die Finanzämter für ihre internen Organisationszwecke vergeben und verwenden. Im Schriftverkehr mit Steuerbürgern wird die Steuernummer vielfach auch als „Aktenzeichen“ bezeichnet.

Im Bereich der sog. Veranlagungssteuern (insbes. Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer) hat im Regelfall jede steuerpflichtige Person eine Steuernummer. Zusammen veranlagte Ehegatten/Lebenspartner werden jedoch unter einer gemeinsamen Steuernummer geführt.

Steuerbürgern oder Ehegatten/Lebenspartner können aber im Einzelfall auch mehrere Steuernummern zugeteilt sein. Dies ist ggfs. notwendig, um unterschiedliche steuerliche Tatbestände den zuständigen Organisationseinheiten im Finanzamt zuzuordnen. In der Regel ist das dann der Fall, wenn eine oder mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten ausgeübt werden. Eine wirtschaftliche Tätigkeit ist die Tätigkeit, mit der Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, selbständiger/freiberuflicher Tätigkeit, gewerblicher Tätigkeit und/oder umsatzsteuerpflichtige Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung erzielt werden.

In anderen Bereichen können vorgangsbezogene Steuernummern vergeben werden, z.B. bei der Grunderwerbsteuer für jeden steuerpflichtigen Erwerbsvorgang.

Eine Steuernummer können Sie nicht beantragen. Sie wird Ihnen vom Finanzamt zugeteilt, wenn Sie vom Finanzamt steuerlich erfasst werden. Eine steuerliche Erfassung erfolgt in folgenden Fällen:

Sie sind Arbeitnehmer oder erzielen Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung

Sofern Sie noch keine Steuernummer haben, erhalten Sie diese nach Abgabe Ihrer (ersten) Einkommensteuererklärung. Beim Ausfüllen der Erklärung lassen Sie einfach das Feld für die Steuernummer frei. Das Finanzamt vergibt dann im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Steuererklärung eine Steuernummer für die Veranlagung zur Einkommensteuer. Sollten Sie für die Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung auf die Befreiung der Umsatzsteuerpflicht verzichtet haben, werden Sie wirtschaftlich tätig und erhalten für die Abgabe Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldungen und –Erklärungen ggfs. eine weitere Steuernummer. Alle Steuernummern teilt Ihnen das Finanzamt per Post mit. In der Folge finden Sie die Steuernummer auch auf jedem Steuerbescheid. Für jede weitere Korrespondenz mit dem Finanzamt sollten Sie zusätzlich zur Identifikationsnummer (vgl. Punkt 3) auch die Steuernummer angeben.

Sie werden selbstständig/freiberuflich tätig

Sie sind verpflichtet, das für Sie zuständige Finanzamt innerhalb eines Monats nach Eröffnung des Betriebs bzw. nach Aufnahme der Tätigkeit zu informieren und Auskünfte über die für die Besteuerung erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse zu erteilen. Je nach Rechtsform sind die Auskünfte auf dem jeweils zutreffenden „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ zu übermitteln (Tätigkeit als Einzelunternehmer oder als Personengesellschaft/-gemeinschaft).

Werden Sie in Form eines Einzelunternehmens oder einer Personengesellschaft/-gemeinschaft tätig, sind Sie verpflichtet, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln.

Hierzu müssen Sie sich zeitnah vor Aufnahme Ihrer unternehmerischen Tätigkeit im Dienstleistungsportal der Steuerverwaltung „ELSTER – Ihr Online-Finanzamt“ registrieren. Nach Abschluss des Registrierungsvorgangs erhalten Sie die Möglichkeit unter www.elster.de unter der Rubrik „Formulare & Leistungen > Alle Formulare“ den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ auszufüllen und elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln.

Eine Registrierung bei ELSTER ist – unabhängig von der Rechtsform Ihres Unternehmens – stets erforderlich und sollte zeitnah erfolgen, da gesetzliche Verpflichtungen bestehen. Hierzu zählen beispielsweise auch die elektronische Übermittlung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen, von Einkommensteuererklärungen bzw. Körperschaftsteuererklärungen sowie E-Bilanzen bzw. Anlagen EÜR (= Einnahmen-Überschuss-Rechnung).

Eine Zuteilung der Steuernummer und eine umsatzsteuerliche Erfassung beim Finanzamt können grundsätzlich erst dann erfolgen, wenn der ausgefüllte Fragebogen zusammen mit den erforderlichen Unterlagen beim Finanzamt vorliegt. Die zugeteilte Steuernummer wird im Anschluss auf postalischem Wege bekannt gegeben.

Sie werden gewerblich tätig

Die notwendige Gewerbeanmeldung, die Sie bei Ihrem zuständigen Gewerbeamt vornehmen, wird dem Finanzamt automatisch zugeleitet.

Zusätzlich sind Sie verpflichtet, das für Sie zuständige Finanzamt innerhalb eines Monats nach Eröffnung des Betriebs bzw. nach Aufnahme der Tätigkeit zu informieren und Auskünfte über die für die Besteuerung erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse zu erteilen. Je nach Rechtsform sind die Auskünfte auf dem jeweils zutreffenden „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ zu übermitteln (Tätigkeit als Einzelunternehmer, als Kapitalgesellschaft bzw. Genossenschaft, als Personengesellschaft/-gemeinschaft oder als Körperschaft nach ausländischem Recht).

Werden Sie in Form eines Einzelunternehmens, einer Kapitalgesellschaft/Genossenschaft, einer Personengesellschaft/-gemeinschaft oder als Körperschaft nach ausländischem Recht tätig, sind Sie verpflichtet, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln.

Hierzu müssen Sie sich zeitnah vor Aufnahme Ihrer unternehmerischen Tätigkeit im Dienstleistungsportal der Steuerverwaltung „ELSTER – Ihr Online-Finanzamt“ registrieren. Nach Abschluss des Registrierungsvorgangs erhalten Sie die Möglichkeit unter www.elster.de unter der Rubrik „Formulare & Leistungen > Alle Formulare“ den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ auszufüllen und elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln.

Eine Registrierung bei ELSTER ist – unabhängig von der Rechtsform Ihres Unternehmens – stets erforderlich und sollte zeitnah erfolgen, da gesetzliche Verpflichtungen bestehen. Hierzu zählen beispielsweise auch die elektronische Übermittlung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen, von Einkommensteuererklärungen bzw. Körperschaftsteuererklärungen sowie E-Bilanzen bzw. Anlagen EÜR (= Einnahmen-Überschuss-Rechnung).

Eine Zuteilung der Steuernummer und eine umsatzsteuerliche Erfassung beim Finanzamt können grundsätzlich erst dann erfolgen, wenn der ausgefüllte Fragebogen zusammen mit den erforderlichen Unterlagen beim Finanzamt vorliegt. Die zugeteilte Steuernummer wird im Anschluss auf postalischem Wege bekannt gegeben.

Ausübung der Tätigkeit in einer anderen Rechtsform (z. B. als Verein)

Sie sind verpflichtet, das für Sie zuständige Finanzamt innerhalb eines Monats nach Eröffnung des Betriebs bzw. nach Aufnahme der Tätigkeit zu informieren und Auskünfte über die für die Besteuerung erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse zu erteilen. Je nach Rechtsform sind die Auskünfte auf dem jeweils zutreffenden „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ zu erteilen. Bei den übrigen Rechtsformen (insbesondere bei Vereinen) ist eine elektronische Übermittlung des Fragebogens derzeit noch nicht möglich. Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit des Fragebogens für Vereine und andere Körperschaften des privaten Rechts i.S.d. § 1 Abs. 1 Nr. 4 und 5 des Körperschaftsteuergesetzes (KStG) wird voraussichtlich noch 2023 zur Verfügung gestellt.

Der vollständig ausgefüllte und unterschriebene Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kann daher - vorbehaltlich einer zukünftig anderslautenden Regelung - bis auf weiteres in Papierform dem zuständigen Finanzamt übersandt werden.

Grundsätzlich steht dieser Fragebogen auf der Internetseite Ihres Finanzamts unter der Rubrik „Formulare > Weitere Themen von A bis Z > Existenzgründer > Fragebögen für die steuerliche Erfassung“ oder auf der Internetseite www.formulare-bfinv.de unter der Rubrik „Formulare A-Z > F > Fragebögen zur steuerlichen Erfassung“ in ausfüllbarer Form zur Verfügung.

Eine Zuteilung der Steuernummer und eine umsatzsteuerliche Erfassung beim Finanzamt können grundsätzlich erst dann erfolgen, wenn der ausgefüllte Fragebogen zusammen mit den erforderlichen Unterlagen beim Finanzamt vorliegt. Die zugeteilte Steuernummer wird im Anschluss auf postalischem Wege bekannt gegeben.

Weitere Informationen zur steuerlichen Erfassung bei der Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit finden Sie auch in unserer Rubrik Steuerinfos / Zielgruppen / Existenzgründer.

Die Steuernummer ist von der „steuerlichen Identifikationsnummer“, abgekürzt „IdNr“, zu unterscheiden.

Die Steuernummer ist ein Ordnungsmerkmal des für Sie zuständigen Finanzamts. Ändert sich die Zuständigkeit etwa, weil Sie in den Amtsbezirk eines anderen Finanzamts umziehen, so erhalten Sie von dem neu zuständigen Finanzamt eine neue Steuernummer.

Demgegenüber ist die steuerliche Identifikationsnummer ausschließlich personenbezogen. Sie wurde jeder natürlichen Person, die in der Bundesrepublik Deutschland meldepflichtig ist oder als nichtmeldepflichtige Person an einem Besteuerungsverfahren beteiligt ist vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zugeteilt und mittels eines persönlichen Informationsschreibens bekannt gegeben. Neugeborene und Personen, die erstmals aus dem Ausland zuziehen, erhalten die Mitteilung über ihre Identifikationsnummer innerhalb weniger Tage.

Die Identifikationsnummer ist ein Leben lang gültig und ändert sich auch nicht durch Umzug oder Heirat.

Sie benötigen die Identifikationsnummer zur Abgabe Ihrer Steuererklärungen, den dazu gehörigen Anlagen und die damit verbundene weitere Korrespondenz mit dem Finanzamt, sowie zur Nutzung der ELSTER-Dienste. Darüber hinaus muss die Identifikationsnummer den Stellen bekannt gegeben werden, die ihrerseits gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte Daten zu steuerlichen Zwecken zu übermitteln. Dies sind insbesondere Ihr Arbeitgeber, Banken und Versicherungsträger.

Neben dem Informationsschreiben des BZSt finden Sie diese Nummer auch auf dem Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung Ihres Arbeitgebers, auf Ihrem Einkommensteuerbescheid und sonstigen Schreiben Ihres Finanzamts.

Weitere Informationen zur steuerlichen Identifikationsnummer finden Sie auf der Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt).